Hoạt động hội họp là hoạt động thường xuyên của đa số các ban lãnh đạo trong các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn nhưng nên làm gì để cuộc họp đạt được hiệu quả tối đa, đúng thời gian, họp đúng chủ đề và mục đích không lan man sang chủ đề khác thì vẫn là một vấn đề nhiều cuộc họp chưa khắc phục được. Vậy sau đây PKLNS chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp giúp cho cuộc họp của bạn cải thiện hơn rất nhiều cùng đón xem nhé.
Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham ra
Nếu không đặt ra mục tiêu cụ thể cho cuộc họp hôm ấy sẽ phải họp vấn đề gì, họp với ai thì khi bắt đầu cuộc họp người chủ trì sẽ không biết phải nói gì cho đúng trọng tâm cuộc họp. Thế nên trước khi bắt đầu một cuộc họp, hãy đặt ra những mục tiêu/vấn đề mà bạn muốn nêu ra để các thành viên cùng họp và nêu ra quan điểm và quyết định được mục tiêu một cách nhanh chóng, chính xác, đúng trọng tâm.
Gửi trước chủ đề và nội dung cuộc họp trước cho người tham ra, người tham gia cuộc họp sẽ nắm bắt rõ được nội dung của buổi họp hôm đó để chuẩn bị sẵn những tình huống cẩn phản biện, đóng góp ý kiến và có cái nhìn tổng quan về cuộc họp.
Bắt đầu họp và kết thúc họp đúng giờ
Dù bạn là người chủ trì hay là thành viên của cuộc họp, thì hãy rèn luyện thói quen đúng giờ và đặt ra giới hạn thời gian. Đừng bao giờ đến muộn cũng đừng bao giờ chờ đợi người đến họp muộn bất kể là ai, nên bắt đầu công việc họp đúng thời gian như thông báo để những người đến đúng giờ thấy được sự tôn trọng và người đến muộn cũng cảm thấy ái ngại về sự thiếu chuyên nghiệp của mình và họ sẽ không có lần sau như thế nữa.
Bắt đầu họp quan trọng thế nào thì khi kết thúc cuộc họp cũng quan trong y như vậy, nói đúng trọng tâm và họp đúng khung giờ quy định cố gắng gói gọn thời gian cuộc họp từ 35-40 phút là tốt nhất.
Không làm việc riêng trong giờ họp
Bất kỳ ai khi đã tham gia vào một buổi họp dù ngắn hay dài thì cũng nên tôn trọng đồng nghiệp và cấp trên trong cuộc họp mọi người cần có sự lắng nghe và tương tác không thể để một người nói mà những người khác hay một cá nhân nào đó làm việc riêng như sử dụng điện thoại trong giờ,… sẽ làm ảnh hưởng đến buổi họp và toàn thể thành viên trong buổi họp từ đó dẫn đến buổi họp không được hiệu quả như mong đợi.
Bám sát chủ đề và mục tiêu
Khi cuộc họp diễn ra tất cả mọi người đều phải có ý thức về mục tiêu của cuộc họp, bám sát theo chủ đề thảo luận. Đôi khi trong vài trường hợp cuộc họp xảy ra khá sôi nổi hoặc người tham gia đang có nhiều khúc mắc, cuộc họp sẽ bị đi quá xa với vô vàn ý kiến. Lúc này, vị trí của người chủ trì/ dẫn dắt là rất quan trọng để kéo mọi người trở lại chủ đề trọng tâm. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng buổi họp thành công bằng phương châm “ đúng lúc- đúng người- đúng việc”.
Sử dụng các thiết bị công nghệ hỗ trợ hội họp
Sử dụng các thiết bị công nghệ tương tác cho hội họp cũng là một ý tưởng rất hay và thú vị tạo cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp khi bắt kịp được xu hướng mới của công nghệ, các sản phẩm hỗ trợ hội họp tốt nhất hiện nay đã và đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng như màn hình tương tác PKLNS, màn hình tương tác pklns hỗ trợ rất tốt cho hội họp vì những tính năng nổi bật của nó như viết, vẽ, tương tác trực tiếp trên màn hình cảm ứng đến 20 điểm chạm.
Với cách thức tương tác cực kì đơn giản, chỉ bằng cách chạm tay, bút hoặc bất cứ vật gì đều có thể tương tác dễ dàng. Màn hình tương tác ProSpace có độ phân giải cao (UHD, 4K) đảm bảo hiển thị với hình ảnh chất lượng tốt nhất, cung cấp hiệu quả trình chiếu cho trải nghiệm xem chân thực nhất.
Điểm đặc biệt nhất là Màn hình tương tác PKLNS còn được tích hợp sẵn tính năng hiển thị song song 2 đến 4 màn hình, cho phép kết nối đồng thời với các thiết bị máy tính bên ngoài và hiển thị trên cùng một màn hình. Sự tương tác hai chiều giúp đẩy cao tốc độ và chất lượng cho buổi họp, thuyết trình.
Tổng kết cuộc họp
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.
Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.
Lời kết:
Những kinh nghiệm mà PKLNS chia sẽ ở trên cũng không phải là những kiến thức quá mới mẻ nhưng tin rằng nếu bạn triệt để áp dụng thì chắc chắn sẽ nâng cao hiệu suất công việc của bản thân và tập thể lên rất nhiều. Chính chúng ta mới là người sử dụng thời gian của mình. Hẳn bạn sẽ vui hơn khi biết mình đã góp công gỡ bỏ tiếng oan và trả lại sự công bằng cho những cuộc họp, phải không nào?
Để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 024 3765 8333 để được hỗ trợ. Xin cảm ơn!
